De privacy van de sollicitant
U heeft een vacature en die zet u uit. Vrij snel komen de reacties binnen van kandidaten die geïnteresseerd zijn in uw bedrijf en de functie. Ze schrijven een sollicitatiebrief en sturen u hun CV met hun loopbaan, opleidingen, interesses, hobby’s en contactgegevens. De eerste set aan privacygevoelige is hiermee bij u binnen.
Tijdens sollicitatiegesprekken geeft de kandidaat nog meer informatie in de vorm van een beeld van wie zij of hij is, wat haar of zijn drijfveren zijn en vaak ook veel achtergrondinformatie over gezinssituatie en inkomen. De hoeveelheid informatie die u van de kandidaten ontvangt, neemt nog meer toe als er een assessment, een psychologisch onderzoek, achtergrondscreening, een referentiecheck of een medische keuring plaats vindt.
Al met al levert dit een omvangrijk dossier op met veel zeer persoonlijke gegevens waar u en allen die bij de procedures aanwezig zijn geweest, vertrouwelijk mee om dient te gaan.
De Europese wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR) is in mei 2016 actief geworden en regelt de privacyregels binnen Europa.
Hoewel er in deze wet geen harde bewaartermijnen genoemd staan voor informatie van sollicitanten, wordt gesteld dat het gebruikelijk is dat deze informatie, 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, wordt vernietigd. Dit mag, met instemming van de sollicitanten worden verlengd tot een jaar.
Onder vernietigen verstaan we ook het verwijderen van de mailwisselingen, vernietigen van CV’s en kopieën daarvan, aantekeningen bij interviews, assessmentrapporten e.d.
Kandidaten leveren dus een zeer privacygevoelig inkijkje in hun persoonlijke levenssfeer met de bijbehorende informatie. Zij vertrouwen erop dat u correct en respectvol met hun informatie omgaat.
Dit vertrouwelijk en respectvol omgaan met deze informatie, geldt natuurlijk ook voor bedrijven die u inschakelt om nieuwe medewerkers voor u te werven.
Fernando Estarippa – Recruiter en Business Analist
